I. Allgemeine Informationen zum Datenschutz & Betroffenenrechte

§1 Allgemeine Informationen

Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO

Vivamo GmbH

Herner Straße 299 | B29

44809 Bochum

Telefon: +49 (0) 234 911799 0

Telefax: +49 (0) 234 911799 10

E-Mail: office@vivamo.de

Datenschutzbeauftragter

Den persönlich bestellten Datenschutzbeauftragten unserer Firma erreichen Sie unter folgender Adresse:

Herr Patrick Grihn
grihn@dsb.ruhr
DSB Ruhr
℅ nextindex GmbH & Co. KG
Grabenstr. 12
44787 Bochum

Sollten Sie Fragen zur Verarbeitung, der Sicherheit oder ein Auskunftsverlangen haben, können Sie sich direkt vertrauensvoll an diesen wenden.

§2 Allgemeine Übersicht der Daten und Verarbeitungsvorgänge

Wir wollen Ihnen die geforderte Übersichtlichkeit gem. Art. 12 DSGVO bieten. Daher folgende Übersicht der Verarbeitungen:

Arten der verarbeiteten Daten:

-    Nutzungsdaten bzw. Kommunikationsdaten (Beim Abruf einer Internetseite, IP Adresse, Geräteinformation, Zugriffszeit und Zugriffszeitpunkt usw.)

-    Kontaktdaten bei Anmeldung oder Eingabe der Daten

-    Bestandsdaten (Name, Firma, Adresse)

-    Kommunikationsdaten (ggf. Meta-Daten über Anrufe, E-Mails)

-    Inhaltsdaten (insbesondere bei der Zusendung von Mails)

Ausserdem (intern) noch folgende zusätzliche Daten für unsere Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartnern für die Erbringung von Leistungen im Bereich Angebots- und Vertragswesen, Service und Marketing, der Direktwerbung und der Kundenpflege:

-    Vertragsdaten

-    Bestandsdaten der Kunden (CRM)

-    Lieferantendaten

-    Zahlungsdaten

-    Auftragsdaten und Rechnungsdaten

Betroffene Personen (Kategorien)

-    Nutzer dieser Internetseite (auch Besucher genannt)

-    Kunden

-    Lieferanten

Zwecke

-    Betreiben der Webseite und Zur Verfügung stellen der Information

-    Die Sicherstellung des Betriebs der Internetseite und unserer Systeme (z. B. Firewall)

-    Kommunikation mit unseren Kunden

-    Beantwortung von Anfragen

-    Optimierung und Analyse der Webseite

-    Zur Verfügung stellen von Informationen für unsere (potentiellen) Kunden

§3 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Kurz:

-    Recht auf Auskunft,

-    Recht auf Berichtigung oder Löschung,

-    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

-    Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

-    Recht auf Datenübertragbarkeit,

-    Recht auf Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.

Ausführliche Rechte:

-    gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

-    gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

-    gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

-    gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

-    gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

-    gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

-    gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Ausnahmen:

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

-    zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

-    zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

-    aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;

-    für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

-    zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

§4 Rechtsgrundlagen allgemein

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

II. Webseite

§5 Allgemeine Informationen

Allgemeine Daten bei Aufruf der Seite

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

Logfiles

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Cookies

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten können bei Ihrer Nutzung unserer Webseite Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert werden.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies zum Zwecke der Sicherheit und der technischen Umsetzung der Webseite. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

Diese Cookies werden in der Regel nach dem Ausloggen bzw. bei Schließen des Browsers gelöscht.

Außerdem verwenden wir Cookies zum Zwecke der Analyse des Nutzungsverhaltens oder zu Marketingzwecken.

Diese Cookies werden nach einer vorgegeben Dauer gelöscht.

Soweit es nicht anders in dieser Datenschutzerklärung dargelegt ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse). Andernfalls auf Basis einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Sie können die auf Ihrem Rechner gespeicherten Cookies jederzeit in den Browsereinstellungen löschen.

Des Weiteren können Sie Browser so konfigurieren, dass er Cookies entweder beim Schließen des Browsers löscht, oder Cookies generell ablehnt.

Wir weisen darauf hin, dass Sie einige Funktionen unserer Webseite ohne Cookies eventuell nicht ordnungsgemäß verwenden können.

§6 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

-    Die IP-Adresse des Nutzers

-    Datum und Uhrzeit der Registrierung

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Wir verarbeiten die jeweiligen personenbezogen Daten zum Zwecke der Verarbeitung der Konversation (Kontaktaufnahme, Antwort) auf Grundlage von Art. 6. Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse) oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen).

Die Daten werden gelöscht, wenn sie nicht weiter zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigt werden.

§7 Newsletter

Wir bieten einen Newsletter an, den Sie auf unserer Seite abonnieren können.

Hierbei verarbeiten wir  Ihre E-Mail Adresse zum Zwecke des Versands des Newsletters. Optional können Sie auch freiwillige Angaben zu Ihrem Namen und Anrede machen. Diese Daten verarbeiten wir zum Zwecke der persönlichen Ansprache.
Wir versenden den Newsletter nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link erfolgen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir bei Versand des Newsletters Ihr Nutzerverhalten auswerten. Für diese Auswertung beinhalten die versendeten E-Mails sogenannte Web-Beacons bzw. Tracking-Pixel, die Ein-Pixel-Bilddateien darstellen, die auf unserer Webseite gespeichert sind.  Mit den so gewonnen Daten erstellen wir ein Nutzerprofil, um Ihnen den Newsletter auf Ihre individuellen Interessen zuzuschneiden.

Mailgun

Wir nutzen den Dienstleister Mailgun für den Versand von Newslettern. Anbieter ist Mailgun Technologies Inc., 112 E Pecan St. #1135, San Antonio, TX 78205 (USA).

Mailgun ist ein Dienst, mit dem u.a. der Versand von Newslettern organisiert und analysiert werden kann. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf Servern in der EU. Es ist jedoch möglich, dass Daten in die USA übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Standarddatenschutzklauseln).

III. Social Media

Wir sind auch auf sozialen Medien vertreten. Allerdings binden wir keine Plattform direkt ein.Wenn Sie auf die Icons der entsprechenden Portale klicken, gelten die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Portale.

Es besteht zu keinem Zeitpunkt die Pflicht, sich für Informationszwecke oder der Kontaktaufnahme mit uns (dem Anbieter) bei einem dieser Portale zu registrieren. Vielmehr stehen Ihnen diverse Möglichkeiten der Kontaktaufnahme zur Verfügung (Telefon, Mail, Kontaktformular). Wenn Sie auf diesen Plattformen mit uns interagieren, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

§8 Bestimmungen für Meta (Facebook & Instagram)

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Social-Media-Plattform Facebook und Instagram.

Diese Informationen gelten für alle Inhalte auf unserer Fanpage der Social-Media-Plattform Facebook und Instagram.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind teilweise wir, die in dieser Datenschutzerklärung als verantwortlich genannte Stelle

und teilweise der Plattformbetreiber Meta Platforms Ireland Ltd. (“Meta”).

Informationen über die Verarbeitungsvorgänge

a) Verarbeitungen von Meta

Meta erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten teilweise als eigenständiger Verantwortlicher. Auf diese Verarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss.

Weitere Informationen und die Kontaktdaten finden Sie in der Datenrichtlinie von Facebook (https://www.facebook.com/privacy/explanation) und Instagram (https://help.instagram.com/519522125107875)

b) Gemeinsame Verantwortlichkeit, Art. 26 DSGVO

Wir haben mit Meta Platforms Ireland Ltd. einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO geschlossen.

Meta erstellt für Betreiber von Fanpages sogenannte “Seiten-Insights”. Seiten-Insights sind Informationen darüber, wie Nutzer unsere Fanpage verwenden oder mit ihr interagieren. Für diese Verarbeitung liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Optimierung der Fanpage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

Informationen zu den Empfänger bzw. den Kategorien der Empfänger, der Speicherdauer bzw. der Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer, sowie die Möglichkeit der Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie der Datenrichtlinie der jeweiligen Plattform entnehmen.

c) Verarbeitungen von uns

Verarbeitungszwecke:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

-       Betreiben der Fanpage

-       Zur Verfügung stellen von Informationen (z. B. über Produkte, Dienstleistungen, usw.)

-       Kommunikation mit unseren Kunden

-       Beantwortung von Anfragen

-       Optimierung und Analyse der Fanpage

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitungen zu o.g. Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse) oder Art. 6. Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen).

Empfänger / Kategorien von Empfängern:

Ihre Daten werden an den notwendigen Stellen innerhalb der verantwortlichen Stelle verarbeitet und zur Verfügung gestellt.

Weiterhin können, je nachdem wie Sie mit unseren Seiten interagieren, einige Daten veröffentlicht werden (z. B. bei Kommentaren, “Gefällt mir”-Angaben, Bildern, Videos, usw.). Diese Daten können für weitere Nutzer unserer Fanpage sichtbar sein.

Speicherdauer:

Daten, die von Ihnen veröffentlicht wurden (z. B. Kommentare, “Gefällt mir”-Angaben, Bildern, Videos, usw.), bleiben zeitlich unbegrenzt bestehen, sofern Sie oder wir diese Daten nicht löschen. Wir behalten uns vor, öffentliche Inhalte zu löschen, sofern dies erforderlich sein sollte (z. B. bei rechtswidrigen Inhalten).

Alle weiteren Daten werden gelöscht, sofern Sie nicht weiter zur Erfüllung der Verarbeitungszwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

Auf die Löschung der Daten durch Metahaben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen finden Sie in der Datenrichtlinie der jeweiligen Plattform.

IV. Bewerbungen

§9 Bewerbungen

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Bewerberdaten zum Zweck und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und zum Finden einer geeigneten Stelle im Unternehmen im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO sofern die Datenverarbeitung z.B. im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich wird.

Wir verarbeiten hierbei nur die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Die notwendigen Bewerberdaten sind in den jeweiligen Ausschreibungen zu finden. Hierzu gehören z. B. die Angaben zu Personenstammdaten, Kontaktdaten, Werdegang, Qualifikationen und die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und die Zeugnisse. Daneben können Sie uns manchmal und freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen. Mit der Übermittlung der Bewerbung an uns, erklären sich die Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens entsprechend der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Art und Umfang einverstanden. Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit per E-Mail widerrufbar. Die Nichterteilung der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Weitergabe von Daten (Empfänger)

Ihre Daten werden an den notwendigen Stellen innerhalb der verantwortlichen Stellen verarbeitet und zur Verfügung gestellt. Im Zuge der Verteidigung von Rechtsansprüchen können Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden.

Speicherdauer

Die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls, sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber gelöscht.

Die Daten der Bewerber werden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber jederzeit berechtigt sind. Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus dem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) genügen können. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

Haben Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt, löschen wir Ihre Daten, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Daten nicht weiter zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks sowie zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche benötigt werden.

V. Stand der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung wird gelegentlich angepasst, um den Änderungen im Geschäftsprozess und der rechtlichen Seite entsprechen zu können. Sie finden den aktuellsten Stand immer auf der Internetseite.

Stand: Februar 2024